MANAJEMEN PROYEK

A.PENGERTIAN PROYEK DAN TAHAPAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil diman ajangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.

2. Penjadwalan (Schedulling)

Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.

3. Pengendalian (Controlling)

Pengawasan sumber daya , biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.

B. PERENCANAAN PROYEK

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.

2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.

3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.

4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi

5. Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.

Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.

2. Proyek selesai sesuai budget

3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.

4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). Untuk saat sekarang sudah banyak software yang dapat digunakan diantaranya Windows XP.

C.PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt.

Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:

1. Meninjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Cara penjadwalan prioyek yang lain adalah PERT dan CPN, yang akan dibahas pada sub topik berikutnya.

D.PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

E. TEKNIK MANAJEMEN PROYEK: PERT DAN CPM

PERT (Program Evaluation Review Technique) adalah Teknik Manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. Sedangkan CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan.

Kerangka pemikiran PERT dan CPM mengikuti enam langkah dasar yaitu:

1. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan

2. Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan hubungan mana yang harus lebih dulu dan mana mengikuti yang lain.

3. Menggambarkan network keseluruhan proyek

4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya tiap kegiatan

5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut jalur kritis.

6. Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek.

Dengan menggunakan PERT dan CPM maka dapat membantu pertanyaan seperti:

1. Kapan proyek selesai ?

2. Mana tugas yang penting, yang tidak boleh ditunda (kegiatan kritis) ?

3. Mana kegiatan yang tidak kritis ?

4. Pada suatu waktu tertentu, apakah masih tetepa dalam jadwal, terlambat atau lebih cepat ?

5. Berapa probabilitas selesai sesuai jadwal ?

6. Pada suatu waktu tertentu apakah uang yang dibelanjakan sama, lebih sedikit,

7. atau lebih besar ?

8. Apakah sumber daya cukupagar proyek tepat waktu ?

9. Jika ingin selesai lebih cepat, mana jalan terbaik dengan biaya minimal ?

Quality Function Deployment (QFD )

Quality Function Deployment (QFD)

Quality Function Deployment (QFD) adalah sebuah metodologi dalam proses perancangan dan pengembangan produk yang mampu mengintegrasikan voice of costumer ke dalam proses perancangannya.

Definisi QFD

Quality Function Deployment (QFD) adalah metodologi dalam proses perancangan dan pengembangan produk atau layanan yang mampu mengintegrasikan ‘suara-suara konsumen’ ke dalam proses perancangannya. QFD sebenarnya adalah merupakan suatu jalan bagi perusahaan untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan serta keinginan konsumen terhadap produk atau jasa yang dihasilkannya. Berikut ini dikemukakan beberapa definisi Quality Function Deployment menurut para pakar :

1) QFD merupakan metodologi untuk menterjemahkan keinginan dan kebutuhan konsumen ke dalam suatu rancangan produk yang memiliki persyaratan teknis dan karakteristik kualitas tertentu (Akao, 1990; Urban, 1993).

2) QFD adalah metodologi terstruktur yang digunakan dalam proses perancangan dan pengembangan produk suntuk menetapkan spesifikasi kebutuhan dan keinginan konsumen, serta mengevaluasi secara sistematis kapabilitas produk atau jasa dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen (Cohen, 1995).

3) QFD adalah sebuah sistem pengembangan produk yang dimulai dari merancang produk, proses manufaktur, sampai produk tersebut ke tangan konsumen, dimana pengembangan produk berdasarkan keinginan konsumen (Djati, 2003).

Manfaat QFD

Penggunaan metodologi QFD dalam proses perancangan dan pengembangan produk merupakan suatu nilai tambah bagi perusahaan. Sebab perusahaan akan mempunyai keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu produk atau jasa yang mampu memuaskan konsumen.

Manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan QFD dalam proses perancangan produk adalah (Dale, 1994):

1. Meningkatkan keandalan produk

2. Meningkatkan kualitas produk

3. Meningkatkan kepuasan konsumen

4. Memperpendek time to market

5. Mereduksi biaya perancangan

6. Meningkatkan komunikasi

7. Meningkatkan produktivitas

8. Meningkatkan keuntungan perusahaan

Keunggulan QFD

Keunggulan – keunggulan yang dimiliki QFD adalah:

1. Menyediakan format standar untuk menerjemahkan kebutuhan konsumen menjadi persyaratan teknis, sehingga dapat memenuhi kebutuhan konsumen.

2. Menolong tim perancang untuk memfokuskan proses perancangan yang dilakukan pada fakta-fakta yang ada, bukan intuisi.

3. Selama proses perancangan, pembuatan keputusan ‘direkam’ dalam matriks-matriks sehingga dapat diperiksa ulang serta dimodifikasi di masa yang akan datang.

Hierarkhi matrik QFD

Dengan menggunakan metodologi QFD dalam proses perancangan dan pengembangan produk, maka akan dikenal empat jenis tahapan, yaitu masing-masing adalah:

1. Tahap Perencanaan Produk (House of Quality)

2. Tahap Perencanaan Komponen (Part Deployment)

3. Tahap Perencanaan Proses (Proses Deployment)

4. Tahap Perencanaan Produksi (Manufacturing/ Production Planning)

House of Quality

Rumah kualitas atau biasa disebut juga House of Quality (HOQ) merupakan tahap pertama dalam penerapan metodologi QFD. Secara garis besar matriks ini adalah upaya untuk mengkonversi voice of costumer secara langsung terhadap persyaratan teknis atau spesifikasi teknis dari produk atau jasa yang dihasilkan. Perusahaan akan berusaha mencapai persyaratan teknis yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan, dengan sebelumnya melakukan benchmarking terhadap produk pesaing. Benchmarking dilakukan untuk mengetahui posisiposisi relatif produk yang ada di pasaran yang merupakan kompetitor. Berikut ini adalah struktur matrik pada HOQ:

a. Bagian A

berisikan data atau informasi yang diperoleh dari penelitian pasar atas kebutuhan dan keinginan konsumen. “Suara konsumen” ini merupakan input dalam HOQ. Metode identifikasi kebutuhan konsumen yang biasa digunakan dalam suatu penelitian adalah wawancara, baik secara grup atau perorangan. Melalui wawancara, perancang dapat dengan bebas mengetahui lebih jauh kebutuhan konsumen. Wawancara secara perorangan dapat dianggap mencukupi, dalam arti cukup menggambarkan kebutuhan konsumen sampai sekitar 90% adalah sebanyak 30 wawancara. Ini berdasarkan pada penelitian untuk suatu produk picnic coolers oleh Griffin dan Houser (Ulrich & Eppinger, 1995).

b. Bagian B

berisikan tiga jenis data yaitu:

1. Tingkat kepentingan dari tiap kebutuhan konsumen.

2. Data tingkat kepuasan konsumen terhadap produk-produk yang dibandingkan.

3.Tujuan strategis untuk produk atau jasa baru yang akan dikembangkan.

D Matrik Relationship (antara kebutuhan konsumen dan Persyaratan teknis). A Kebutuhan Konsumen.B Matriks Perencanaan (Penelitian Pasar dan Perencanaan Strategis).F.Matriks Target Persyaratan Teknis (Tingkat kepentingan, daya saing, dan target Persyaratan teknis).C Persyaratan Teknis

c. Bagian C

berisikan persyaratan-persyaratan teknis terhadap produk atau jasa baru yang akan kembangkan. Data persyaratan teknis ini diturunkan berdasarkan “suara konsumen” yang telah diperoleh pada bagian A. Untuk setiap persyaratan teknis ditentukan satuan pengukuran, Direction of Goodness dan target yang harus dicapai. Direction of Goodness terdiri dari 3, yaitu:

1. The More the Better atau semakin besar semakin baik, target maksimal tidak terbatas.
2. The Less the Better atau semakin kecil semakin baik, target maksimal adalah nol. 3. Target is Best atau target maksimalnya adalah sedekat mungkin dengan suatu nilai nominal dimana tidak terdapat variasi disekitar nilai tersebut.

d. Bagian D

berisikan kekuatan hubungan antara persyaratan teknis dari produk atau jasa yang dikembangkan (bagian C) dengan “suara konsumen” (bagian A) yang mempengaruhinya. Kekuatan hubungan ditunjukkan dengan symbol tertentu atau angka tertentu. Berikut ini hubungan antara kepuasan pelanggan dengan persyaratan teknis, ada empat kemungkinan korelasi:

1. Not linked (Blank) diberi nilai nol. Perubahan pada persyaratan teknis, menurut direction of goodness-nya, tidak akan berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan.2.

2. Possibly linked, diberi nilai 1. Perubahan yang relative besar pada persyaratan teknis, menurut direction of goodness-nya akan memberi sedikit perubahan pada kepuasan pelanggan.

3. Moderate linked, diberi nilai 3. Perubahan yang relative besar pada persyaratan teknis, menurut direction of goodness-nya, akan memberikan pengaruh yang cukup berarti pada kepuasan pelanggan.

4. Strongly linked, diberi nilai 9. Perubahan yang relative kecil pada persyaratan teknis, menurut direction of goodness-nya, akan memberikan pengaruh yang cukup berarti pada kepuasan pelanggan.

e. Bagian E

berisikan keterkaitan antar persyaratan teknis yang satu dengan persyaratan teknis yang lain yang terdapat pada bagian C. Korelasi antar persyaratan teknis tergantung pada direction of goodness dari setiap persyaratan teknis, ada lima kemungkinan:

1. Strong Possitive Impact : perubahan pada persyaratan teknis 1 ke arah direction of goodness-nya, akan menimbulkan pengaruh positif kuat terhadap direction of goodness persyaratan teknis 2.

2. Moderate Possitive Impact : perubahan pada persyaratan teknis 1 ke arah direction of goodness-nya, akan menimbulkan pengaruh positif yang sedang terhadap direction of goodness persyaratan teknis 2.

3. No Impact : perubahan pada persyaratan teknis 1 ke arah direction of goodnessnya, tidak akan menimbulkan pengaruh terhadap direction of goodness persyaratan teknis 2.

4. Moderate Negative Impact ( x ) : perubahan pada persyaratan teknis 1 ke arah direction of goodness-nya, akan menimbulkan pengaruh negatif yang sedang terhadap direction of goodness persyaratan teknis 2.

5. Strong Negative Impact ( xx ) : perubahan pada persyaratan teknis 1 ke arah direction of goodness-nya, akan menimbulkan pengaruh negatif kuat terhadap direction of goodness persyaratan teknis 2.

f. Bagian F

beriskan tiga macam jenis data, yaitu:

1. Tingkat kepentingan (ranking) persyaratan teknis.

2. Technical benchmarking dari produk yang dibandingkan.

3.Target kinerja persyaratan teknis dari produk yang dikembangkan.

Part Deployment

Part Deployment merupakan iterasi kedua dalam metode QFD. Berikut ini adalah struktur matrik pada Part Deployment:

a. Bagian A

Bagian ini berisi persyaratan teknis yang diperoleh dari QFD iterasi 1.

b. Bagian B

Bagian ini berisi hasil normalisasi kontribusi persyaratan teknis yang diperoleh dari QFD iterasi 1.

c. Bagian C

Bagian ini berisi:

1. Persyaratan part yang berhubungan dan bersesuaian dengan persyaratan teknis yang diperoleh pada QFD iterasi 1.

2. Direction of goodness dari masing-masing persyaratan part.

d. Bagian D

Bagian ini menggambarkan hubungan diantara persyaratan part dan persyaratan teknis. Sehingga hubungan ini didasarkan pada dampak persyaratan part terhadap persyaratan teknis.

e. Bagian E

Bagian ini berisi;

1. Part spesification Merupakan satuan dari persyaratan part.

2. Column weight

Merupakan kontribusi dari persyaratan part.

3. Target

Nilai Tugas MO 1

		DAFTAR NILAI MANAJEMEN OPERASIONAL
NO	NAMA	NILAI
		T 1 1910	T2	T3	MID	T4	T5	SEM
1	ADI MARYOTO	78
2	AHMAD IHSAN	70
3	AMBAR SUTRA ASIH	68
4	ANDIKA	68
5	ANITA	64
6	ANITA MEYLA	75
7	AINIL  RISKI	68
8	ATIKA SUSILOWATI	68
9	DANI ISAMAIL	65
10	DIAN NOVITA SARI	73
11	ELINI INDAH RANOVA	68
12	ERNAWATI	70
13	EVI FATMARIANTI	69
14	FEBRIANTI	68
15	FITRIA ROMADONA	68
16	FIYAR HANTO	68
17	GUNAWAN	68
18	HARDIANSYAH	65
19	HARI LAKSONO	70
20	HEKA	75
21	IFAN SUMANTRI	65
22	IRA PUSPITA SARI	70
23	ISMAN MUSRIHADI	65
24	IVAN JUNIANSYAH	68
25	KANERI SUMINGGI	70
26	KARTINA	68
27	KASWAN	65
28	LENI	68
29	M.ALPFI RIDHO	65
30	MAT HASAN	70
31	MEIGA RUSPIKA	68
32	MEILINDA P.SARI
33	MIRANTI SANDRA	69
34	MISNARI
35	MORANTA S	65
36	NASRUL	65
37	NEDIA NEVAGA	68
38	PUTRI AISYAH	74
39	RENI RIYANTI	68
40	RISKI AWALIA	68
41	ROLINA DESTA AMELIA	68
42	ROSPITA MANDROVA	70
43	SALMAN FARIZ	69
44	SARPIAH	70
45	SITI SOLEHA	64
46	SRI MARZUNI	69
47	SRI WIDYASTUTI	68
48	SUHARTONO	65
49	SUI LIUNG	75
50	SUPRIADI	65
51	TEDI ARIANTO	68
52	ULTARI SISILIA	70
53	USMANDI	69
54	VARIRIANA GIU UTAMI	68
55	VERA AGUSTRI	68
56	YENI KRISTINA	65
57	YULIA	72
58	YUYU BUDIANTO	68